Es una realidad que, un negocio que carece de formalidad o que no está en cumplimiento con las exigencias gubernamentales y legales, no tiene la capacidad de crecer y, en el peor de los casos, está destinado a desaparecer.
Las micro, pequeñas y medianas empresas deben ser el motor económico de un país, contribuyendo con su desarrollo y progreso. Para que esto ocurra, es imprescindible que estas organizaciones estén en total cumplimiento con los requisitos gubernamentales y legales.
Es muy probable que en este momento estés brindándole apoyo y/o acompañamiento a emprendedores que ya están listos para desarrollar su negocio, pues han validado todos los aspectos del mismo.
De igual forma, existe la posibilidad de que estés trabajando con residentes que en la actualidad están operando un negocio que no está en cumplimento con las exigencias gubernamentales o que carece de formalidad.
En ambos casos, es importante que los ayudes a completar todos los requisitos básicos para operar legalmente un negocio en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
A continuación, un resumen de los requisitos básicos para formalizar un negocio en Puerto Rico, y las entidades donde se deben gestionar:
Seleccionar la estructura legal de incorporación. Existen más de once estructuras legales en Puerto Rico, sin embargo, las más comunes para los negocios que aspiran a desarrollar tus residentes son: 1) Doing Business As (DBA); 2) Compañías de Responsabilidad Limitada (LLC). Si es un negocio pequeño que no tendrá establecimiento, y operará el emprendedor sin ayuda ni empleados, puede hacerlo con un DBA. En caso de que el negocio requiera un local, empleados, y vaya a recibir clientes, debe operar con una LLC.
Si el negocio operará bajo la estructura legal LLC u otra estructura distinta a un DBA, se debe registrar la corporación en el Departamento de Estado.
Una vez registrada la corporación, se debe solicitar un Seguro Social Patronal en el Servicio de Rentas Internas de los Estados Unidos de América (IRS). https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/apply-for-an-employer-identification-number-ein-online
Una vez se gestione la Incorporación y el Seguro Social Patronal, se debe solicitar un registro de comerciante en el Departamento de Hacienda. http://www.hacienda.gobierno.pr/ivu/registro-de-comerciante
Una vez completados los cuatro pasos anteriores, se debe crear una cuenta en el portal del Departamento de Hacienda: SURI. https://suri.hacienda.pr.gov/_/
Es importante solicitar una Patente Municipal en la oficina de finanzas del municipio en que el negocio tiene su dirección física.
Es importante recibir orientación en la Oficina de Gerencia de Permisos de Puerto Rico (OGPe) acerca de los permisos requeridos para el tipo de negocio que se aspira a desarrollar o formalizar, y llevar a cabo su gestión. https://ogpe.pr.gov/freedom/
Es recomendable que, si se va a lanzar una marca al mercado, la misma sea registrada en el Departamento de Estado para garantizar su protección y exclusividad. https://www.estado.pr.gov/en/registration-of-brands-and-commercial-names/
En caso de que el negocio vaya a tener empleados, es importante registrar la corporación en el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos de Puerto Rico, y cumplir con los requisitos de dicha entidad.
Una vez completados estos pasos, el emprendedor debe elegir su entidad bancaria o cooperativa de preferencia, y abrir una cuenta comercial a través de la cual se realicen todas las transacciones referentes al negocio.
Recuerda que estos pasos se deben llevar a cabo en su totalidad, y en este orden para garantizar la formalidad y cumplimiento de un negocio nuevo o de un negocio que no esté operando bajo los requisitos gubernamentales y legales de Puerto Rico. Adicional a estos pasos, el emprendedor puede considerar otros aspectos que encuentre pertinente, como por ejemplo pólizas privadas de seguro.