Mantener el control de las finanzas de una empresa es tarea ardua, meticulosa y algo que muchos empresarios dejan para lo último. Seguramente, si realizas con el participante el ejercicio de conocer los aspectos claves de sus finanzas, se toparán con un sin número de sorpresas, pues seguramente no estaban contemplando gastos e incluso estaban perdiendo dinero.
El primer paso que debes dejarle claro es que deben estar conscientes, pero el paso más importante es hacerlo de forma proactiva.
De entrada, es importante que puedan reconocer que tener sus finanzas al día es una tarea recurrente. No es algo que puedan hacer a principios de año y desatender, porque todos los factores que controlan sus finanzas son variables. Por ejemplo, las ventas pueden caer o subir en cualquier momento, el costo de luz o gasolina sube y baja y la materia prima de sus productos puede subir o bajar. Por consiguiente, deben estar revisando sus números todo el tiempo.
A continuación algunos controles que facilitan este proceso:
1.Deben proyectar sus ingresos: Siempre es saludable que a fin de cada año hagan un ejercicio para proyectar sus ventas para el próximo. Esto además de aterrizarlos, sirve de motivación para empezar enfocado el siguiente año en sobrepasar esas proyecciones.
2.Deben establecer presupuesto: Ahora que sabes cuánto proyectan ingresar, es importante que hagan un presupuesto de lo que proyectan gastar para conseguir esos ingresos. De esta manera, tienen un punto de referencia para saber si están gastando más o menos de lo que pensaban y de ahí pueden tomar decisiones. El presupuesto no es una camisa de vara, pues existen muchos factores cambiantes, pero es un buen ejercicio que permite entrar en perspectiva.
3.Deben monitorear mensualmente los gastos e ingresos: Ahora que ya tienen su proyección de ventas y presupuesto de gastos, es importante que saque un espacio mensual que le permita monitorear estas partidas y ver si van cumpliendo con sus proyecciones de ventas o si deben hacer un ajustes en gastos para mantenerte en positivo.
4. Monitoreo de cuentas por cobrar: Otro control importantísimo que deben tener es lo que se llama control de “aging” que no es otra cosa que saber quién les debe, cuánto les debe y desde cuándo.
5.Monitoreo de inventario: El inventario es otra pieza clave que deben monitorear muy frecuentemente. ¿Porqué?
Permite ver con qué cuentan, cuáles productos no están rotando bien y cuáles deben comprar con más frecuencia.
Ayuda a evitar pérdidas asociadas a los productos perecederos,
Mantiene un monitoreo frecuente de sus productos lo que permite evitar el robo de mercancía
6.Análisis de “cash-flow”: monitorear la entrada y salida de efectivo del negocio para ver cómo se va comportando mes a mes.
Más allá de conocer dónde están fallando, lo importante es tomar acciones correctivas prontamente.